Dokumentationsapp för skolpersonal

Christermagister skriver om dokumentation, och funderar över hur man ska hinna med allt det dokumenterande kommunjuristen kräver:

Det kan tyckas vara ett omöjligt uppdrag och det enda förslaget jag kan komma på är att läraren använder en diktafon för att tala in vad h*n gjort och sagt och att denna sedan lämnas över till en sekreterare som tar hand om den skriftliga dokumentationen.

Det är en god idé, en lärarsekreterare vars jobb det vore att ta hand om den skriftliga dokumentationen, kopiera, skriva ut intyg som behöver skrivas ut, fylla i rekvisitioner, fixa salsbokningar, hålla reda på lärarnas kalendrar så man varken dubbelbokar sig eller eleverna vore inte alls dumt. Jag är inte tillräckligt insatt i sekreterares arbete för att kunna ha någon åsikt om hur många lärare varje sekreterare skulle kunna hantera, men föreställer mig att det rör sig om plural, snarare än singular, och sannolikt är olika på olika skolor.

Men diktafon? Nej, det verkar onödigt klumpigt och gammaldags. I dag, när varje skola med självaktning implementerat eller är på väg att implementera en till en, vore det väl rimligt att tänka sig att varje lärare utrustas med en tjänstetelefon av modernare slag, och att denna förses med en applikation för just dokumentation. Jag återkommer till hur denna app skulle kunna vara utformad om en liten stund. Programmerare, var uppmärksamma!

Samtalet i kommentarsfältet till Christermagisters inlägg om lärarsekreterare kom bland annat att röra dokumentation av incidenter mellan elever där lärare antingen observerat eller gått in och medlat. Jag har tidigare skrivit om hur jag ser på min dokumentation av arbetet som pågår i klassrummet, nu vill jag prata lite om hur jag ser på användandet av dokumentation kring kränkningar och elevinteraktion.

En frekvent återkommande del i berättelser kring mobbning i skolan, det gäller offrens berättelse såväl som mobbarnas och svansens berättelser, är att ‘de vuxna såg bara en liten del av det som pågick’. Det den vuxne uppfattar som en enskild incident, och som löst och avklarad, kan från elevens perspektiv istället vara en del i ett återkommande mönster. Dokumentation är ett kraftfullt verktyg som kan ge oss möjlighet att upptäcka sådana mönster. Det som krävs av oss är två saker – dels att vi faktiskt dokumenterar det som sker, även om det känns tungrott, dels att någon tar och sätter samman det som dokumenterats på ett överskådligt sätt, så att mönstren kan börja träda fram och vi kan få syn på dem.

Här kommer appen in i bilden:

I varje lärares enskilda tjänstetelefon skulle det ligga en färdig mall där läraren raskt kan lägga in den nödvändiga informationen, t ex:

När inträffade incidenten? Var inträffade den? Hur många var inblandade? Vilka var inblandade? Vad hände? Vad observerade läraren själv, och vad fick h*n återberättat? Vem återberättade detta?

Denna information, plus tilläggsinformationen på vems telefon och vid vilket klockslag dokumentationen gjordes, läggs in i ett datorprogram som sätter den i relation till rapporter från andra lärare och vid andra tillfällen. Lämpligen har elevvårdsteamet, skolledningen och lärarna tillgång till programmet och kan ta del av de mönster som framträder.

Själva poängen med dokumentationen skulle med ens bli tydlig för alla – det handlar inte i första hand om att hålla sin egen rygg fri, det handlar om att förbättra sina möjligheter att ge eleverna en så givande skoltid som möjligt.

Så uppfattar jag det hela, hur ser ni på det?

17 tankar om “Dokumentationsapp för skolpersonal

  1. Jag tror att det snart kommer en tillräckligt bra app som kan fungera som en lärarsekreterare och översätter det intalade till text. Programvaror inom detta område blir bara bättre och bättre.

    Sen när det gäller kränkningar så vill jag bara lyfta fram offentlighetsprincipen som gör att dokumentation kan spridas vidare på sätt som vi inte önskar. Jag känner till en ytterst otrevlig incident när en förälder ville ha ut material om en annan elev i samma klass som sitt barn. Lyckligtvis så avskräckte budskapet om att den andra elevens föräldrar skulle bli informerade.

    Jag hoppas framför allt att Plura har lite råd när det gäller sådana delikatesser.

    • Det finns lagar kring detta, och det är dessa vi har att hålla oss till, både vad gäller sekretess och offentlighetsprincip. Börjar vi bända alltför långt på dessa hamnar vi tillslut i ett läge där varken vi eller eleverna har någon form av rättsäkerhet längre – och det tror jag varken du eller någon annan önskar.

      • Det kan absolut vara så att vi kan hamna i situationer där vi bryter mot antingen den ena eller den andra lagen. Det är därför viktigt att vi tänker efter hur vi sköter det. Helt uppenbara lagkonflikter brukar lagrådet uppmärksamma så det finns vägar att göra rätt bara man vet tillräckligt.

        • Det är oerhört viktigt. Bryter man, som tjänsteman, mot en eller annan lag är risken att det får konsekvenser för tredje man, i vårt fall eleverna, stor.

        • Ja i det här fallet är det uppenbart att en elev å ena sidan riskerar att inte få det stöd som behövs vid kränkande behandling och å andra sidan riskerar också någon elev att få ytterst privata uppgörelser uthängda av någon som är hämndlysten.

          Det är en tydlig situation där en kunnig juridisk balansgång är en hjälp i att behandla eleverna på bästa möjliga sätt.

        • Inte egentligen.

          Elevvårdsärenden omfattas av sekretesslagen, underlag för utvecklingssamtal av offentlighetsprincipen. Dokumentation av vad som kan sorteras som kränkande behandling tillhör elevvårdsärenden.

    • Det finns ju två sätt att se på dokument i offentliga sammanhang. Arbetskopior och slutrapporter. Den senare är offentliga.

      Arbetskopior kan aldrig begärs ut det är internt arbetmaterial. Arbetsmaterial kan vara rapporter som avvikelsrapportering, noteringar av vad som händer på lektionerna, mm.

      Däremot omdömen, betyg, resultatredovisningar och måldokument är offentliga handlingar. Därför är det ytterst viktigt på vilket sätt ni gör dokumentation och hur ni skyddar den i datorvärlden. Det går ju inte och köra dem på öppna siter som FB och Bloggar. Däremot är jag lite osäker hur vida sekretteslagen griper in i skolan. Ett är säkert PUL gäller när personuppgifter fladdrar på datorn.

      Får damma av mina kunskaper om offentlighetsprincipen tror jag.

      • Det verkar som att det finns en temporär lösning med arbetskopior ända fram till att de behövs. Om det håller långsiktigt känns inte säkert så jag hoppas få ta del av mer efter att du dykt i lagboken Plura.

        • Det finns mer än ‘temporära lösningar’, se t ex här:

          http://www.iup.nu/10.html

          ”Sekretesslagen: Alla allmänna handlingar ska vid fråga från ”tredje person” alltid sekretessbedömas innan de lämnas ut. Den information som bedöms innehålla för eleven känslig information (som kan leda till men för eleven eller elevens familj) ska INTE lämnas ut enligt Sekretesslagen. Detta bedömningsansvar är delegerat till skolans rektor.
          Vid en sådan bedömning ska man också ta i beaktning vem det är som ställer frågan/vem som vill få ut informationen och för vilket syfte.
          OBS. I. Detta gäller oavsett om det är papper i pärmar eller digitalt i en databas.”

        • Ett kan du vara säker på, det jag skrev, det ni använder för egen dokumentation är arbetskopior och inte offentliga.

          Det är sedan när vi kommer inpå åtgärdsprogram och andra saker som innehåller känsliga uppgifter jag inte är säker på om det går att drämma till med en hemligstämpel.

          Samtidigt har du ett bekymmer med hur du hanterar fristånde förskolor och skolor. De lyder oftast under ABL = Aktiebolagslagen. Och då är inget offentligt. Det är ju det knepet kommuner gör när de skapar kommunala bolag för att slippa offentlighetsprincipen.

          Det är ju så med domstolsmaterial, allt är arbetsmaterial fram till att själva dommen faller. Då är den offentlig.

          Lika så med regeringsarbete. Det är först när ett beslut tagits som det blir offentligt.

          Riktigt hur det elektroniska dokumenten ska betraktas vet jag inte. Men jag vet att ibland sänder jag mail som blir offentligt registrerade och blir offentlig handling. Så är det ifall jag lämnar en remiss på ett lagförslag.

          Det är mycket man måste genomlysa för att inte hamna fel.

          Ett är säkert att hemligstämpeln har börjat användas mer flitigt med vårt inträde i EU i offentliga myndigheter och regeringskansliet.

        • Det är ingen som helst skillnad på elektroniska dokument och pappersdokument.

          Åtgärdsprogram, liksom underlag för utvecklinggsamtal och betyg, är offentlig handling.

          Elevvårdsärenden, som t ex mobbning och kränkande behandling, är det inte.

  2. Intressant idé! Lite tekniknörd är jag 🙂 Men det är lätt att förföras av den nya tekniken. En hel del av det arbete vi gör idag skulle vara helt otänkbart utan datorer, på gott och på ont. Med mobilappar kan det bli ännu fler. Det blir som att ha en dator i fickan, vilket kan vara ett fall framåt för lärare som inte har så lätt att få tillgång till en dator på arbetstid. Och så växer och växer antalet uppgifter i all välmening.

    Själv har jag precis upptäckt videokameran i min mobil 🙂 Den ger stora möjligheter till just dokumentation av olika slag.

    Men det gäller att vara klok och använda tekniken till sånt som verkligen underlättar. Den ska inte ge merarbete utan effektivisera arbetet vi redan har.

    • Risken att antalet uppgifter växer finns, där måste vi lärare börja bli mer ansvarstagande, etablera och vidhålla gränserna. Poängen är ju, som du säger, att effektivisera och förenkla.

    • Ett intressant påpekande Maths. Teknik underlättar, men det är viktig att fundera på hur den används och vilka begränsningar man måste sätta.

      Den mer datavana yngre generationen tänker inte alltid på hur lätt det är att knäcka bevisning på handlingar de utför via datorn. Samma gäller information man skickar via appar och annat. Säkerhetstänkandet måste vara högt när man utnyttjar webb, mobeler och annat.

      • Jag skulle vilja skriva ‘självklart’ men vet så väl att så inte är fallet. Detta är ett område vi måste prata om, mycket och grundläggande, både för att öka medvetandet och för att inte skrämma oss själva ifrån att använda verktyg.

    • Jag försökte få fram att ny teknik ger nya möjligheter, men att det kan göra att vi missar poängen med arbetet.

      Själv ser jag mängder med saker jag skulle kunna göra med en dator på avdelningen eller vad jag skulle kunna göra med en smart phone med vissa typer av appar. Som den datornörd jag nog får anse att jag är, så skulle jag kunna hitta på mängder med saker jag skulle kunna göra.

      Vi har nu fått en gammal dator av en förälder. På den har vi installera operativsystemet Ubuntu och jag ska bara installera ett paket med pedagogiska program innan jag tar den till jobbet och låter barnen ha den som en ny pedagogisk ”leksak”. 🙂

      Men på vilka sätt gör det här min vardag enklare och effektivare? Den nya appen får inte bli ännu en i raden av arbetsuppgifter. Den måste hjälpa mig att nå kärnan i mitt uppdrag när det gäller att hjälpa barnen till nästa level, om ni förstår vad jag menar. 😉

      • Visst är det så. Och själv vitsen med dokumentationsappen är ju just detta – att göra ett nödvändigt, men ibland tunghanterat, moment i arbetet enklare och effektivare. Ett moment som, om det görs väl, kan bli ett effektivt verktyg för att just arbeta med barnens skolvardag på ett sätt som främjar lärande.

Hur tänker du kring detta?

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s